Eliminación de datos

En esta página se explica cómo solicitar la eliminación de datos personales relacionados con AITECA LAB, S.L. (en adelante, AITECA) y con Zentra, el CRM conversacional con asistente de inteligencia artificial que AITECA desarrolla y despliega para sus clientes.

Antes de empezar: quién trata tus datos

Zentra se instala de forma independiente para cada cliente. Cada empresa que lo usa tiene su propio servidor y su propia base de datos, y es esa empresa la que decide qué datos guarda y para qué. Por eso el procedimiento cambia según quién seas. Identifica tu caso en uno de los dos bloques siguientes.

Caso 1. Eres cliente de AITECA

Es decir, tienes contratada una instancia de Zentra para tu empresa. Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de todos los datos alojados escribiendo a privacidad@aiteca.tech desde una dirección asociada a tu cuenta.

Al atender la solicitud se elimina lo siguiente:

• Los contactos, con sus datos identificativos, notas, campos personalizados y registros de consentimiento.
• Las conversaciones y mensajes de todos los canales conectados, con sus adjuntos y las transcripciones de las notas de voz.
• Los registros de llamadas de voz, incluidas transcripciones, resúmenes y grabaciones descargadas al servidor.
• Las oportunidades, tareas, citas y respuestas de formularios.
• Las cuentas de los usuarios del CRM de tu organización.
• Los registros de auditoría del asistente de inteligencia artificial.
• Las credenciales de los servicios que hubieras conectado, como cuentas de correo, calendarios o herramientas propias.

Antes de eliminar nada puedes solicitar una exportación de tus datos en un formato estructurado y de uso común. Si no la pides, la eliminación es definitiva y no se puede revertir.

Caso 2. Has hablado con una empresa que usa Zentra

Si has escrito por WhatsApp o Instagram, has usado un chat web o has llamado por teléfono y al otro lado había una empresa que utiliza Zentra, esa empresa es la responsable de tus datos. Es ella quien decide qué guarda y durante cuánto tiempo. AITECA actúa únicamente como proveedora de la herramienta.

La vía más rápida es dirigirte directamente a esa empresa y pedirle la supresión de tus datos. Puedes hacerlo por el mismo canal por el que hablaste con ella.

Si prefieres escribirnos a nosotros, hazlo a privacidad@aiteca.tech. Trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable sin dilación indebida y te confirmaremos que lo hemos hecho. No podemos eliminar por nuestra cuenta datos que pertenecen a un responsable distinto sin sus instrucciones, salvo que exista una obligación legal que lo exija.

Qué información necesitamos

Para poder localizar tus datos y tramitar la solicitud, indícanos:

• El canal por el que se produjo el contacto: WhatsApp, Instagram, chat web, correo electrónico o teléfono.
• El identificador que usaste en ese canal: el número de teléfono, el usuario de Instagram o la dirección de correo.
• El nombre de la empresa con la que contactaste, si lo recuerdas.
• Qué solicitas exactamente: la eliminación total o solo la de determinada información.

Cómo verificamos tu identidad

Antes de eliminar nada comprobamos que quien solicita es titular de los datos. Normalmente basta con que la solicitud llegue desde la dirección de correo o el número de teléfono asociados a la conversación. Si hay dudas razonables sobre la identidad podemos pedir información adicional que permita confirmarla, limitada a lo estrictamente necesario. Si no es posible verificarla, la solicitud no se atiende y te lo comunicamos explicando el motivo.

Plazo de respuesta

Respondemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, conforme al artículo 12 del Reglamento General de Protección de Datos. Si la solicitud es especialmente compleja, ese plazo puede prorrogarse dos meses más, y en ese caso te informaremos dentro del primer mes indicando los motivos.

Eliminación automática dentro de Zentra

Cuando se elimina un contacto en Zentra, el sistema borra automáticamente los registros del asistente de inteligencia artificial asociados a esa persona y anonimiza los registros de auditoría en los que aparecía. No es un proceso manual ni depende de que alguien se acuerde de hacerlo: forma parte del propio mecanismo de borrado.

Además, la herramienta aplica una política de conservación configurable. Por defecto, los registros de llamadas al modelo de lenguaje y de ejecución de herramientas se conservan 90 días, los borradores generados por el asistente 30 días, y las llamadas de voz 365 días, tras los cuales se anonimizan.

Copias de seguridad

Tras la eliminación, los datos pueden seguir presentes en copias de seguridad hasta que estas se sobrescriban en su ciclo normal de rotación. Durante ese periodo quedan bloqueados: no se utilizan para ninguna finalidad y solo se conservan para poder restaurar el sistema ante un incidente. Cuando la copia caduca, desaparecen con ella.

Qué se conserva por obligación legal

Determinada información no puede eliminarse de inmediato porque la ley obliga a conservarla. Es el caso de las facturas y la documentación contable y fiscal, sujetas a los plazos de la normativa mercantil y tributaria, y de los datos necesarios para atender posibles responsabilidades derivadas de la relación contractual. Esa información se mantiene bloqueada, a disposición exclusiva de las autoridades competentes, y se suprime cuando vencen los plazos.

Desconectar la aplicación desde Meta

Si eres cliente y has conectado Zentra con WhatsApp Business Platform o con Instagram, puedes retirar esa conexión en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta de empresa en Meta, en el apartado de aplicaciones conectadas.

Al hacerlo, Zentra deja de recibir y de enviar mensajes por esos canales de forma inmediata. Ten en cuenta que la desconexión no borra por sí sola los mensajes y contactos que ya estaban guardados en tu servidor: para eliminarlos hay que solicitarlo expresamente por el canal indicado al principio de esta página.

Otros derechos

Además de la supresión, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad. El detalle de cada uno y de cómo ejercerlos está en la Política de privacidad. Si consideras que tu solicitud no se ha atendido correctamente, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, en www.aepd.es.