Chatbot para asesorías y gestorías que responde por ti

Es un agente de inteligencia artificial que atiende a los clientes de tu despacho por WhatsApp, web o teléfono: responde consultas frecuentes sobre plazos, trámites y citas, recoge documentación y agenda llamadas con el asesor. A diferencia de un bot de menús, entiende lenguaje natural y se conecta a tus herramientas de gestión para responder con datos reales y completar gestiones, no solo para dar información genérica.

Sí, es uno de sus usos más valorados en asesorías. El agente pide a cada cliente la documentación que le corresponde, la recibe en el propio chat en PDF o foto, la archiva en la carpeta o el sistema que definas y envía recordatorios a quien todavía no la ha entregado. Tu equipo ve en todo momento qué ha llegado y qué falta, sin perseguir a nadie por teléfono.

Responde desde tu calendario fiscal y tus guías internas: fechas de campañas, documentación necesaria, estados de trámites. Lo que no hace es asesorar fiscalmente. Ante una duda de criterio, una deducción discutible o una decisión con consecuencias, el agente lo reconoce y pasa la conversación al asesor. El criterio profesional es siempre de tu equipo; el agente le quita lo repetitivo, no el trabajo técnico.

Trabajamos con las herramientas habituales del sector, como Wolters Kluwer a3, Sage, Holded o Contasol, además de calendarios, correo y CRM. Cada programa expone posibilidades distintas, así que lo estudiamos en la fase de diseño: si tu herramienta tiene API o exportación de datos, normalmente podemos conectarla, y te lo confirmamos antes de empezar el proyecto.

Es justo cuando más se nota. En campaña, las consultas se multiplican pero casi todas son variantes de las mismas preguntas: qué documentación traer, cuándo acaba el plazo, cómo pedir cita. El agente absorbe ese volumen sin colas ni esperas, atiende también fuera de horario y deja al equipo del despacho concentrado en preparar y presentar declaraciones en lugar de coger el teléfono.

El agente no sustituye a las personas del despacho, las complementa. Quien prefiera hablar con alguien solo tiene que pedirlo: el agente escala la conversación a tu equipo con todo el contexto, o agenda una llamada con su asesor de siempre. Y como conversa en lenguaje natural por WhatsApp, el canal que muchos de esos clientes ya usan a diario, la barrera de entrada es mucho menor que la de un formulario o una app.

Trabajamos conforme al RGPD desde el diseño del proyecto: definimos contigo qué datos trata el agente, con qué finalidad y durante cuánto tiempo, aplicando minimización para que no recoja ni almacene de más. Firmamos un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) y te decimos con transparencia qué proveedores de IA se usan y dónde se alojan los datos, con opción de alojamiento en la UE cuando el proyecto lo requiere.

Tras la primera reunión te presentamos una propuesta cerrada por fases, sin grandes inversiones por adelantado. El precio depende del alcance: qué canales cubre el agente, qué herramientas conectamos y qué volumen de clientes atiende tu despacho. Las métricas de éxito las acordamos contigo antes de lanzar y las revisamos juntos de forma periódica.