Chatbot para academias que matricula mientras duermes

Es un agente de inteligencia artificial entrenado con la oferta formativa y los procesos de tu centro que atiende a interesados y alumnos por WhatsApp, teléfono o web. A diferencia de un bot de botones, entiende lo que pide cada persona aunque lo escriba a su manera, responde con tus horarios, precios y plazas reales y completa gestiones: reservar una plaza, guiar una matrícula o enviar un recordatorio de clase.

Puede guiar todo el proceso: informa del curso, comprueba plazas, recoge los datos del alumno y envía el enlace de matrícula de tu plataforma. La formalización y el cobro ocurren en tus sistemas, que son los que emiten la matrícula; el agente acompaña, resuelve las dudas que surgen por el camino y avisa a secretaría si algo se atasca. Qué pasos cubre exactamente lo definimos contigo en la fase de diseño.

Se conecta a la fuente donde tu academia mantiene esa información: tu plataforma de gestión, tu calendario o incluso una hoja de cálculo bien estructurada. Cuando un interesado pregunta, el agente consulta ese origen en el momento y responde con datos actuales, no con un texto grabado. Si un grupo se llena o cambia de horario, la respuesta cambia con él sin que nadie tenga que reescribir nada.

Trabajamos con herramientas habituales del sector como Moodle, Google Classroom o Classlife, además de calendarios, hojas de cálculo y CRMs generalistas. Si usas otra, la estudiamos en el descubrimiento: si tiene API o exportación de datos, normalmente podemos conectarla, y te lo confirmamos antes de empezar. El objetivo es que matrículas, leads y avisos queden registrados donde tu equipo ya trabaja.

El agente no cobra por sí mismo: enlaza con tu pasarela de pago o con tu plataforma, que es donde ocurre el cobro con todas las garantías. Lo que sí hace es facilitarlo: envía el enlace en el momento oportuno, recuerda los recibos pendientes con el tono que definas y confirma al alumno que el pago se ha registrado cuando tu sistema lo refleja.

Sí, y distingue entre ambos. Con un interesado informa de cursos, reserva plaza y guía la matrícula; con un alumno actual resuelve dudas de aula virtual, certificados, horarios o cambios de grupo. Los flujos se configuran por separado en la fase de diseño, de modo que cada perfil recibe las respuestas y las gestiones que le corresponden, sin mezclar conversaciones comerciales con la atención al alumnado.

Lo dice con naturalidad y escala. El agente responde solo a partir de la documentación de tu centro; cuando una pregunta se sale de ahí, reconoce que no tiene la respuesta, recoge el contacto o el contexto necesario y pasa la conversación a tu equipo con todo el historial delante. Preferimos un traspaso honesto a secretaría antes que una respuesta inventada sobre tu oferta o tus condiciones.

Tras la primera reunión te presentamos una propuesta cerrada por fases, sin grandes inversiones por adelantado. El precio depende de las integraciones (plataforma de gestión, calendario, pasarela de pago) y del volumen de conversaciones de tu centro. Antes de lanzar acordamos contigo las métricas de éxito y las revisamos juntos de forma periódica.